On Concepts and Principles in the Sphere of Electronic Document Management

The law maker pays little attention to the importance of principles and terminology in the sphere of electronic documents management. This sphere requires an essential rather than formal approach. The Author notes that there is a systematic inconsistency of such terms as "an original document", "a copy of a document", "electronic image of a document" and "an electronic copy of a document" in current legal instruments and standards. The Author substantiates in detail that only the concept of a copy of an electronic document on paper can be unequivocally defined. The Author also notes the absence of the concepts "an original document" and "a copy" regarding any electronic (digital) document. In order to ensure an adequate level of security and long-term preservation of electronic documents the author offers to introduce into circulation the concepts of "a backup copy of an electronic document" and "a backup copy of a data carrier". The author analyzes the existing principles in terms of terminology vacuum in the sphere of documents management. In contrast to the European principle of equivalence of electronic and paper documents, in Russia the alternative principle of priority of data contained on a paper carrier prevails. Besides the requirement for certainty and unification of the terminology and conceptual framework, the author also underlines the importance of establishing unified principles of electronic documents management.

Document circulation, electronic document, terms, concepts, principles, copy, electronic image of a document, duplicate, copy, original document, equivalence

1. Бачило И. Л. Информационное право : учебник для вузов. - М. : Юрайт, 2010. - 454 c.

2. Бородин М. В., Кирюшкин С. А. Европейский опыт регулирования электронной подписи и электронной аутентификации // BIS Journal - Информационная безопасность банков. - 2011. - № 3. - С. 17-18.

3. Венгеров А. Б. Право и информация в условиях автоматизации управления (Теоретические вопро сы). - М. : Юрид. лит., 1978. - 208 с.

4. Семилетов С. И. Документы и документооборот как объект правового регулирования : автореф. дис.. канд. юрид. наук. - М., 2003. - 27 c.

5. Семилетов С. И. Правовые аспекты признания электронных документов при организации международного электронного обмена // Информационное право и становление основ гражданского общества в России : сб. статей. - 2008. - С. 241-242.

6. Семилетов С. И., Соловьев В. Ю. Законодательная база электронного документооборота в Российской Федерации // Информационное право. - 2011. - № 3. - С. 7-13.

7. Тихомиров Ю. А. Правовое регулирование: теория и практика. - М. : Формула права, 2008. - 400 с.

8. Шамраев А. В. Правовое регулирование информационных технологий: анализ проблем и основные документы. - М. : Статут, 2003. - 1013 с.

9. Шибаев Д. В. Унификация организационно-правового обеспечения электронного документооборота органов государственной власти субъектов Российской Федерации : автореф. дис.. канд. юрид. наук. - М., 2011. - 30 с.

10. Mackie J. The third of law // Philosophy a public affairs. - Princeton, 1977. - Vol. 7. - № 1. - P. 3.